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Virtuelle Poststelle

Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation

Der Rhein-Kreis Neuss bietet Ihnen die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation mit der Kreisverwaltung. Für das Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Nach allgemeinen Grundsätzen sowie den §§ 126a und 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

Unterschieden wird zwischen formfreie Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift). Mit der Einrichtung einer virtuellen Poststelle (VPS) und einer zentralen DE-Mail Eingangsadresse bietet wir Ihnen die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation für formgebundene Vorgänge.

Formfreie elektronische Kommunikation

Für die formfreie Kommunikation haben wir folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:

info@rhein-kreis-neuss.de

Eine formfreie E-Mail können Sie auch auch an alle auf www.rhein-kreis-neuss.de angebotenen oder auf unseren Briefköpfen angegebenenen E-Mail-Adressen senden.

Wichtig: Sie sollten hierbei immer bedenken, dass eine einfache E-Mail wie eine Postkarte zu betrachten ist. Der Inhalt kann auf dem Übertragungsweg für jede technisch versierte Person lesbar sein und grundsätzlich auch verändert werden. Wir bieten Ihnen daher am Seiten-Ende die Möglichkeit, unser sicheres Kontaktformular für formfreie Anfragen zu nutzen.

Bitte senden Sie uns keine elektronischen Nachrichten, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig als "Einschreiben per E-Mail" bezeichneten Nachrichten werden von uns nicht abgerufen.

Zentrale De-Mail-Adresse

Da De-Mails von den De-Mail-Anbietern verschlüsselt werden, eignen diese sich auch für Mitteilungen, die nicht die Schriftform erfordern aber schützenswerte Informationen beinhalten. Hierfür reicht eine einfache De-Mail ohne Absenderbestätigung und Anmeldung mit einfachem Authentisierungsniveau. Die zentrale De-Mail-Eingangsadresse finden Sie weiter unten.

Formgebunde elektronische Kommunikation

Für Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen (beispielsweise Schreiben wie Widersprüche und viele Anträge), müssen die Mitteilungen und Anlagedokumente bei elektronsicher Übermittlung nach dem Gesetz entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein oder per De-Mail mit Absenderbestätigung nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes übersandt werden. Diese beiden Formen ersetzen die gesetzlich angeordnete Schriftform (= Unterschrift in der Papierform).

Elektronische Übermittlung durch De-Mail mit Absenderbestätigung

Wir eröffnen den rechtsverbindlichen Zugang für De-Mails unter den nachfolgenden Bedingungen.

Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes ersetzt nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW, nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87a der Abgabenordnung ebenfalls die Schriftform. Sie können daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit der Kreisverwaltung Neuss elektronisch kommunizieren.

De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizieren Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Um die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau der Empfängerin oder des Empfängers der Nachricht kenntlich zu machen, bestätigt Ihr De-Mail-Diensteanbieter dies. Hierzu versieht er im Auftrag der Senderin oder des Senders die Nachricht mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail keine pseudonyme De-Mail-Adresse verwenden können.

Werden Dateianhänge an den Rhein-Kreis Neuss versandt, lassen wir aktuell nur nachfolgende Dateiformate zu:

  • Portable Document Format (PDF)
  • JPEG File Interchange Format (JPG/JPEG)
  • Portable Network Graphics (PNG)

Andere, insbesondere ausführbare Dateien (beispielsweise .exe oder .bat) sowie Office-Dateien mit Makros werden nicht entgegen genommen.

Unsere zentrale De-Mail-Eingangsadresse lautet:

Logo De-Mail info@rhein-kreis-neuss.de-mail.de

Für alle anderen De-Mail-Adressen des Rhein-Kreises Neuss wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet.

Elektronische Übermittlung über die Virtuelle Poststelle

Voraussetzung für eine weitere Bearbeitung ist, dass die zugesendeten elektronischen Dokumente eine vollständige Absenderadresse enthalten, wenn Sie per E-Mail rechtsverbindlich mit uns kommunizieren. Für signiert verschlüsselte E-Mails steht Ihnen ausschließlich folgende Adresse zur Verfügung:

vps@vps.rhein-kreis-neuss.de

Beachten Sie bitte, dass wir auf dieser E-Mail-Adresse aus Datenschutzgründen nur verschlüsselte E-Mails entgegen nehmen. Unverschlüsselte E-Mails gelten als nicht den Kommunikationsregeln entsprechend und werden nicht weiter verarbeitet.
Formate

Möchten Sie Dateien an die Verwaltung übertragen oder senden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden. Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:

  • Portable Document Format (PDF)
  • JPEG File Interchange Format (JPG/JPEG)
  • Portable Network Graphics (PNG)

Die Rhein-Kreis Neuss unterstützt derzeit nur Signatur- und Verschlüsselungsverfahren, die mit dem Industriestandard "ISIS-MTT" 100% kompatibel sind.

Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir derzeit nur Verfahren, die den aufgeführten Anforderungen entsprechen, zulassen können. Sofern Sie andere Verfahren verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt. Verwenden Sie abweichende Dateiformate oder Dateien mit Makros, kann Ihr Dokument nicht entgegen genommen und verarbeitet werden. Sollten Ihre Dokumente von uns nicht lesbar sein, ein nicht zugelassenes Dateiformat oder Signatur enthalten oder in sonstiger Weise nicht bearbeitbar oder ungültig sein, werden wir Sie umgehend über diesen Umstand informieren.
Verschlüsselung Ihrer Dokumente

Sofern Sie uns eine rechtsverbindliche E-Mail senden wollen, ist eine weitergehende Verschlüsselung jedoch zwingend erforderlich. Beachten Sie bitte, dass solche signierten und verschlüsselten E-Mails nur auf folgender Adresse entgegen genommen werden können:

vps@vps.rhein-kreis-neuss.de

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, werden wir uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen, wenn Sie als Absender zu ermitteln sind.