Sie befinden Sich hier:

Inhalt

Infos für amtliche Stellen

Gemäß den Bestimmungen des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen ist jede Organisationseinheit des Rhein-Kreises Neuss, der Stadt Dormagen sowie der Gemeinden Jüchen und Rommerskirchen verpflichtet, Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden, dem Archiv im Rhein-Kreis Neuss anzubieten (§ 10 Abs. 4 ArchivG NRW).

Diese Anbietungspflicht, die mit Blick auf die Stadt Dormagen in der Regel durch das Zwischenarchiv wahrgenommen wird, bezieht sich nicht nur auf Akten und Urkunden, sondern auch auf amtliche Publikationen, Karteien, Karten, Risse, Pläne, Plakate, Bild-, Film- und Tondokumente sowie auf alle anderen, auch elektronischen Aufzeichnungen, unabhängig von ihrer Speicherungsform (§ 2 Abs. 1 ArchivG NRW). Das Archiv entscheidet sodann, welchen Unterlagen ein bleibender Wert z. B. für Wissenschaft und Forschung zukommt (§ 10 Abs. 5 i. V. m. § 2 Abs. 6 ArchivG NRW). Diese Unterlagen werden als archivwürdig dauerhaft aufbewahrt.

Verfahren der Anbietung, Bewertung und Übernahme von Unterlagen

Wenn Sie Unterlagen, die Sie für die laufenden Dienstgeschäfte nicht mehr benötigen, dem Archiv anbieten möchten, bitten wir Sie, zuerst Kontakt mit uns aufzunehmen. Wir besprechen mit Ihnen das genaue Verfahren der Anbietung. Handelt es sich um Sachakten, erfolgt die Anbietung in der Regel über ein Anbietungsverzeichnis, das wir Ihnen gerne per Email zusenden. Vor allem bei massenhaft gleichförmigen Unterlagen kann auch eine summarische Anbietung erfolgen.

In einem zweiten Schritt bewerten wir die angebotenen Unterlagen und befinden über ihre Archivwürdigkeit. Dies geschieht in der Regel auf Basis des Anbietungsverzeichnisses und / oder durch Autopsie vor Ort. In diesem Zusammenhang sind wir stets auch an Ihrer Einschätzung interessiert, zumal die Beurteilung vieler Unterlagen spezielles Fachwissen voraussetzt. Wir sind deshalb dankbar, wenn Sie uns mitteilen, welchen Unterlagen aus Ihrer Sicht ein besonderer Wert zukommt. Im Anbietungsverzeichnis ist für diese Zwecke eine separate Spalte (Bewertungsvorschlag) eingerichtet, die Sie gerne nutzen können.

Nach der Bewertung erfolgt in einem dritten Schritt die Übergabe der Unterlagen an das Archiv. Zu diesem Zweck sind ein Übergabeprotokoll und ein Ablieferungsverzeichnis zu erstellen, wobei Letzteres leicht aus dem Anbietungsverzeichnis entwickelt werden kann. Den konkreten Termin sowie die Modalitäten des Transports sollten Sie ebenfalls vorab mit uns absprechen.

Bearbeitung der archivwürdigen Unterlagen im Archiv

Was passiert nach der Übergabe an das Archiv mit den Unterlagen? Wir haben den gesetzlichen Auftrag, „das übernommene Archivgut sachgemäß zu verwahren, zu ergänzen, zu sichern, zu erhalten, instand zu setzen, zu erschließen, zu erforschen, für die Nutzung bereitzustellen sowie zu veröffentlichen“ (§ 2 Abs. 7 ArchivG NRW). Das heißt: Wir kümmern uns in umfassendem Sinne darum, dass die im Archiv verwahrten historischen Quellen dauerhaft erhalten bleiben, aufgearbeitet und - soweit rechtliche Gründe nicht entgegenstehen - der interessierten Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden. Ferner tragen wir durch Ausstellungen, Publikationen oder historische Bildungsarbeit selbst dazu bei, das Archivgut bekannt zu machen. Gerne können Sie sich auch vor Ort im Rahmen einer Führung selbst einen Eindruck von unserer Arbeit verschaffen. Bitte wenden Sie sich zu diesem Zweck per Email oder telefonisch an uns. Wir zeigen Ihnen gerne das Archiv!

Archiv im Rhein-Kreis Neuss: Serviceeinrichtung für die Verwaltung

Was nützt Ihnen ein regelmäßiger Kontakt zum Archiv? Durch regelmäßige Anbietungen an das Archiv werden Sie nicht nur Ihren gesetzlichen Pflichten gerecht und halten Ihre Registratur schlank und übersichtlich. Wir bieten Ihnen darüber hinaus auch kompetente Beratung in Fragen der Schriftgutverwaltung, insbesondere was die Verwaltung und Sicherung von Unterlagen im Hinblick auf die spätere Archivierung anbetrifft. Zudem stellen wir Ihnen gerne die an das Archiv abgegebenen Unterlagen aus Ihrem Dienstbereich zur Verfügung, falls Sie diese zur Erfüllung Ihrer Aufgaben nochmals benötigen sollten.